O Trello (baixe para Android e iOS) é uma das ferramentas mais utilizadas em todo o mundo para organizar a demanda de trabalho em empresas. Não faltam razões para isso: sua interface é bastante simples e é possível criar vários parâmetros e permissões para tornar o trabalho home office incrivelmente fácil e simples de executar.

Quer saber como usar o app para tornar a sua empresa mais eficiente? Confira este artigo até o final!

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Para que serve o Trello?

De maneira resumida, o software funciona da seguinte forma: usuários criam cartões contendo tarefas e os categorizam de acordo com a sua natureza e urgência. Trata-se de uma ferramenta de gerenciamento de projetos incrivelmente robusta e funcional.

Quem conhece metodologias ágeis, provavelmente conhece o Trello: ele trabalha baseado no método kanban. É um dos fluxos de trabalho mais consolidados, dada a sua simplicidade e por ser direto ao ponto – como deve ser.

Sua interface em blocos é muito agradável e basta apenas alguns instantes para entender como foi configurada pelos administradores. Mesmo usuários que nunca usaram o Trello terão facilidade para aprender a utilizá-lo.

O Trello custa caro?

Várias de suas funcionalidades básicas estão disponíveis na versão gratuita. Verdade seja dita, boa parte dos usuários não precisam de mais que isso para organizar sua vida profissional!

No entanto, se julgar necessário, poderá escolher entre as opções Premium e Enterprise. Cada qual possui vantagens específicas, tais como:

Trello Premium

• Visualizações ilimitadas;
• Checklists avançados;
• Campos personalizados;
• Permissões avançadas;
• Automação melhorada.

Trello Enterprise

• Suporte especial e prioritário;
• Relatórios avançados;
• Controle de acesso granular;
• Integrações com sistemas de gerenciamento de identidade;
• Todas as vantagens do Premium.

Bastante coisa, não é mesmo? Para saber qual solução é a ideal para a sua empresa, analise a fundo sobre como funciona a sua demanda e, com isso, escolha o plano adequado. 

Dicas para organizar o seu negócio

Agora que você sabe o que é e para que serve o Trello, está na hora de colocar a mão na massa! Com as dicas abaixo, certamente a sua empresa se tornará mais produtiva e os ânimos ficarão mais leves, afinal, uma área de trabalho desorganizada estressa qualquer um!

Mude os quadros conforme as prioridades

Empresas são como organismos vivos em constante movimento: sua sobrevivência depende de adaptar-se rapidamente às mudanças. Verifique o que é mais ou menos urgente e reorganize os quadros de acordo com a sua demanda.

Caso você não tome cuidado com a organização, poderá acumular dezenas (ou até mesmo centenas!) de quadros obsoletos. Removê-los será um verdadeiro problema e tomará bastante do seu tempo! E tempo é dinheiro.

Sempre use etiquetas

Muitos usuários ainda não usam as etiquetas nos cartões de tarefas: eles não sabem o que estão perdendo! As etiquetas ajudam a tornar tudo mais organizado, pois agrupam tarefas específicas em um só lugar.

Basta colocar uma etiqueta para informar que determinada tarefa é urgente, por exemplo. Assim, todos os membros da equipe serão notificados e poderão correr atrás para respeitar os prazos.

Por outro lado, as etiquetas podem servir para informar o setor responsável por aquela tarefa. Dessa forma, ninguém se confundirá e pegará serviços de outros colegas!

Caso você tenha a versão Premium ou Enterprise, poderá criar marcações ainda mais elaboradas, com limitações de uso de acordo com as permissões dos colaboradores. 

Use o modo calendário

Por mais que o método de organização por blocos seja ótimo, ele não é eficaz para controlar o tempo: para isso, você pode usar o modo calendário do Trello! Visualize todas as tarefas do dia a dia, mas de acordo com a data/hora.

Não são poucos os casos em que profissionais “abandonam” o método de blocos e trabalham somente com o calendário. Ele é bastante poderoso, uma vez que todas as funcionalidades do app clássico estão presentes nele; só que a visualização é totalmente diferente.

Desta forma, é possível prevenir conflitos de agenda e gerenciar melhor o tempo em relação a tarefas mais urgentes.

Trabalhe com checklists

Que tal criar tarefas mais complexas, divididas em etapas e sem precisar criar vários cartões para essa finalidade? Isso é perfeitamente possível com o Trello.

Algumas tarefas exigem que vários procedimentos sejam executados até a sua finalização; por meio dos checklists, você pode atribuir essas etapas de maneira avançada e, assim que forem completadas, serão riscadas pelos profissionais.

Esta é uma ferramenta importante do app, pois permite que os usuários saibam sobre o progresso do projeto de maneira bastante clara e direta. Além disso, será mais fácil detectar possíveis atrasos por meio da funcionalidade! 

Gerencie as permissões dos membros

Nas versões Premium e Enterprise, você pode configurar, de maneira avançada, todas as permissões dos membros de trabalho: decida quem pode (ou não) mover, excluir ou criar determinados quadros. Essa é uma das configurações mais importantes de todas – faça-a com cuidado!

Além disso, tarefas podem ser automaticamente atribuídas a profissionais específicos. Dessa forma, ninguém esquecerá nenhuma demanda importante!

Converse pelo Trello

Todos os quadros oferecem suporte a comentários – e essa é uma das funcionalidades mais importantes para garantir que o trabalho em equipe flua corretamente. Caso a demanda precise de algum ajuste, informe nos comentários.

Pode-se conversar em tempo real com as equipes, centralizando toda a comunicação empresarial em um só lugar. Isso é ótimo, sobretudo para fins de compliance.

Integre o Trello com outras ferramentas

Empresas podem integrar a ferramenta a várias outras, como Google Drive, Asana, Slack e Zoom, tornando-as intercomunicáveis. Legal, não é?

Isso pode ser extremamente útil se você tiver de compartilhar informações com outras empresas, que provavelmente usam outras ferramentas para organizar suas próprias demandas. Além disso, algumas delas são melhores para certos nichos que outras; por que não usá-las simultaneamente?

Gostou de conhecer o Trello?

Viu como o Trello é uma ferramenta incrivelmente poderosa para melhorar a sua empresa? Mesmo a sua versão gratuita pode ser mais que o suficiente para muitos negócios. No entanto, convém analisar cuidadosamente a sua demanda e descobrir se é necessário assinar alguma de suas versões pagas.

Qual é a ferramenta utilizada pela sua empresa? Como tem sido a sua experiência?